Archiviazione documentale con Knos
Fatture, DDT, ordini cliente e fornitore, prima nota, documenti di produzione e tutto quello che l'Azienda ogni giorno produce, finalmente a disposizione in un archivio aziendale unico, interamente consultabile da tutti gli addetti anche tramite web secondo differenti profili di accesso. Questo il grande vantaggio rappresentato da Knos Enterprise, la Soluzione che risolve tutte le problematiche di gestione documentale.
KnoS 7.0 ENTERPRISE gestisce contenuti informativi di varia natura, purché in formato elettronico: testi, immagini, grafici, tabelle, numeri, link... Sviluppato originariamente per affrontare e risolvere le problematiche di gestione della documentazione nella sua attuale versione permette l'organizzazione di una "base di conoscenza" in grado di coprire tutte le esigenze informative proprie dell'impresa.
Dal 3% al 5% del PIL: così NetConsulting ha stimato l'impatto dei costi di gestione del documento cartaceo in Italia, in uno studio realizzato con Infocamere tra il 2005 e il 2006. Un dato impressionante, se si considerano le possibilità che le nuove tecnologie da molti anni assicurano alle aziende in termini di "dematerializzazione" delle informazioni. Il ritardo del nostro Paese, in questo settore, si misura in milioni di euro buttati ogni anno nella voragine dei costi "diretti" (carta, fotocopie, stampa) e nell'abisso difficilmente misurabile dei costi "indiretti": quelli sostenuti per l'archiviazione fisica dei documenti (occupazione di spazi, gestione dell'archivio) e quelli per il reperimento delle informazioni (ore/uomo, inefficienze e danni dovuti ad errori di catalogazione e smarrimento).
KnoS 7.0 ENTERPRISE provvede ad archiviare le informazioni in unità di conoscenza, ossia in "fascicoli virtuali" detti pubblicazioni. Tutte le pubblicazioni sono suddivisibili in "tipologie" (ad esempio "offerte", "progetti", "e-mail", "fascicolo qualità"…); ogni pubblicazione può comprendere uno o più documenti (ad esempio testi ed immagini in formato elettronico) alcune informazioni accessorie (gli "attributi": ad esempio la data di creazione del fascicolo, l'oggetto…), una serie di link esterni (ad esempio a siti web contenenti informazioni "collegate" ) e una serie di riferimenti "interni" (ad esempio ad altre circolari archiviate tramite l'applicativo). L'archiviazione di un'unità di conoscenza sul sistema consiste quindi nel riunire in un' unica pubblicazione, appartenente ad una tipologia selezionata, documenti, link e riferimenti significativi; si procederà poi con la definizione degli attributi correlati (oggetto, data…) e con l'assegnazione dei permessi di consultazione agli utenti interessati ("destinatari" della pubblicazione).
Il caos documentale pronto per essere risolto da KNOS